Dokumen susunan organisasi dan tata Kelola, disusun dengan memperhatikan proses utama pendidikan tinggi, prinsip-prinsip manajemen kelembagaan dan peraturan yang berlaku serta kebijakan manajemen perguruan tinggi.

1. Penetapan Visi, Misi, Strategi dan Program yang Jelas

Dalam mendirikan sebuah perguruan tinggi para pendiri yang berasal dari pemerintah maupun swasta tentu memiliki alasan dan maksud yang kuat. Perumusan alasan dan maksud tersebut perlu dituangkan ke dalam visi, misi, tujuan dan strategi pengembangan perguruan tinggi tersebut. Dokumen-dokumen yang memuat pokok pemikiran dasar manajemen kelembagaan adalah statuta. Statuta Unpam ditetapkan melalui surat keputusan ketua Yayasan Sasmita Jaya dengan No. 025a/A/O/YS.UNPAM/II/2021, yang digunakan sebagai pedoman dalam merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi, dan mengembangkan kegiatan operasional dan fungsional di Unpam.

Konsep dasar pendirian perguruan tinggi selanjutnya perlu dijabarkan ke dalam dokumen Rencana Strategis (Renstra). Rencana strategis Unpam ini berpedoman pada rencana induk pengembangan Unpam yang dijadikan dasar dalam menyusun rencana operasional Unpam dan dijabarkan lebih lanjut pada tataran operasional ke dalam dokumen Rencana Operasional (Renop). Rencana Operasional Unpam mengacu pada rencana strategis dan rencana induk pengembangan Unpam yang memuat sasaran-sasaran, baik yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif. Kedua dokumen itu menjadi dasar pelaksanaan program kerja para pimpinan dan seluruh stakeholders perguruan tinggi.

2. Penetapan Mekanisme Kepemimpinan yang Efektif

Perguruan tinggi harus memiliki mekanisme kepemimpinan untuk melaksanakan ketentuan-ketentuan yang ditetapkan dalam dokumen statuta, renstra dan renop tersebut. Pemimpin perguruan tinggi dipilih melalui suatu mekanisme yang ditetapkan oleh peraturan perundangan yang berlaku. Mekanisme kepemimpinan harus diselenggarakan secara transparan dengan melibatkan civitas academica perguruan tinggi. Penetapan pimpinan perguruan tinggi akan diikuti oleh penetapan pimpinan lembaga/unit lain di lingkungan perguruan tinggi. Penetapan pimpinan perguruan tinggi akan diikuti oleh penetapan pimpinan lembaga/unit lain di lingkungan perguruan tinggi. Mekanisme penetapan kepemimpinan tersebut menjadi dasar legitimasi seorang pemimpin dalam mengarahkan dan mengkoordinasikan seluruh sumber daya yang dimiliki perguruan tinggi dalam menjalankan strategi dan program untuk mencapai visi, misi, tujuan dan sasaran.

3. Pembentukan Kelembagaan yang Efektif dan Efisien

Untuk melaksanakan statuta, renstra dan renop diperlukan lembaga- lembaga atau unit-unit dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) yang saling mendukung dan melengkapi. Ruang lingkup lembaga/unit disesuaikan dengan tupoksi dan pertimbangan efektifitas serta efisiensi kinerja lembaga/unit tersebut. Bentuk lembaga/unit tersebut harus mempertimbangkan hubungan kerja vertikal dan horizontal dengan lembaga disampingnya, untuk menjaga fungsi koordinasi dan komunikasi antar lembaga di dalam maupun di luar organisasi.

Pembentukan kelembagaan harus didasarkan pada suatu bentuk keputusan yang berkekuatan hukum formal dengan mengacu pada ketentuan peraturan perundangan yang berada di atasnya. Misalnya Undang Undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden, Keputusan Menteri, Keputusan Dirjen, dan lain- lain. Lembaga-lembaga dan unit-unit di lingkungan perguruan tinggi mengatur penggunaan sumber daya dalam menunjang proses utama untuk menghasilkan outcome yaitu: lulusan atau alumni yang memiliki kompetensi sesuai bidang keahliannya, karya-karya dosen dan mahasiswa dalam kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang mendapatkan pengakuan HKI ataupun paten serta terpublikasikan.

4. Manajemen Akademik

Unsur utama manajemen akademik yaitu perencanaan proses pembelajaran, pelaksanaan proses pembelajaran, layanan sarana penunjang proses pembelajaran dan penjaminan mutu proses pembelajaran. Proses utama manajemen akademik meliputi: seleksi calon mahasiswa baru, pendaftaran, pembayaran SPP, pengisian KRS, pembelajaran di kelas dan di luar kelas (laboratorium, workshop, studio dan perpustakaan) serta berbagai kegiatan penunjang kemahasiswaan seperti: kegiatan minat dan bakat, penalaran dan kesejahteraan mahasiswa, dan juga pertukaran mahasiswa. Keseluruhan proses ini disusun dan dievaluasi dalam kerangka acuan sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi. Pengembangan manajemen akademik tersebut akan semakin komplek dengan banyaknya jumlah mahasiswa yang tercatat dalam perguruan tinggi, sehingga sistem administrasi yang tercatat dalam perguruan tinggi perlu dilaksanakan dengan rapi dan didukung dengan sistem informasi yang memadai. Kebijakan manajemen akademik ditetapkan oleh pimpinan perguruan tinggi dan operasionalisasinya dilaksanakan oleh beberapa lembaga/unit yang relevan seperti: Biro Administrasi Akademik dan Perencanaan, Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Pembelajaran (LP3), dan Lembaga Penjaminan Mutu (LPM).

5. Manajemen Sumber Daya Manusia

Untuk menunjang proses utama pendidikan tinggi, maka sumber daya manusia yang meliputi tenaga pendidik dan kependidikan merupakan faktor yang penting. Manajemen sumber daya manusia meliputi tahapan: rekrutmen tenaga pendidik dan tenaga kependidikan baru melalui tes wawancara, tes kesehatan dan kejiwaan, tes narkoba, penempatan pada tugas dan jabatan yang sesuai, penyusunan jenjang karir, dan pelatihan. Pengembangan sumber daya manusia tersebut perlu didukung oleh sistem administrasi yang rapi yang memungkinkan semua pihak untuk memperoleh akses informasi yang terkait dengan rencana pengembangan karir masing-masing.

Manajemen sumber daya manusia tersebut secara kebijakan di bawah pimpinan perguruan tinggi dan secara operasional dilaksanakan oleh beberapa lembaga seperti Biro Administrasi Umum dan keuangan.

6. Manajemen Kemahasiswaan

Perguruan tinggi perlu mengembangkan berbagai layanan yang melengkapi kegiatan mahasiswa selain proses pembelajaran di kelas dan di laboratorium. Kegiatan kemahasiswaan antara lain: pengembangan minat dan bakat, pengembangan kegiatan penalaran dan pengembangan fasilitas kesejahteraan untuk mahasiswa. Kegiatan-kegiatan tersebut perlu didukung dengan berbagai fasilitas penunjang dan organisasi yang mengolahnya. Fasilitas tersebut dapat berupa: fasilitas olahraga, kantin berdiskusi, sarana kesehatan, panggung demokrasi, ruang sekretariat himpunan mahasiswa. Organisasi pengelolaan dan tata kerja fasilitas tersebut perlu dibentuk khusus dan dalam melaksanakan tugasnya harus berupaya untuk dapat menampung berbagai mahasiswa yang beragam.

Manajemen kemahasiswaan tersebut secara kebijakan di bawah pimpinan perguruan tinggi dan secara operasional dilaksanakan oleh Lembaga Kemahasiswaan dan Alumni (LKA) dan tim kemahasiswaan prodi, untuk penunjang kegiatan kemahasiswaan.

7. Manajemen Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

Salah satu outcome perguruan tinggi adalah luaran penelitian dan pengabdian kepada masyarakat baik berupa produk, buku, HKI maupun paten. Penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakan oleh tenaga pendidik dan kependidikan serta mahasiswa, yang mewajibkan bahwa dosen melakukan kegiatan penelitian minimal satu kali dalam satu tahun dan pengabdian kepada masyarakat minimal satu kali dalam satu semester. Kegiatan tersebut memerlukan dukungan sumber daya perguruan tinggi yang harus dikelola secara profesional.

Manajemen penelitian dan pengabdian kepada masyarakat tersebut secara kebijakan di bawah pimpinan perguruan tinggi dan secara operasional dilaksanakan oleh lembaga yang menaungi, yaitu Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) Unpam

8. Manajemen Fasilitas dan Infrastruktur

Untuk menunjang proses utama pendidikan tinggi maka diperlukan sejumlah fasilitas dan infrastruktur pendidikan yang meliputi: ruang kelas, laboratorium, perpustakaan, ruang dosen, ruang administrasi, dan berbagai penunjang lainnya, seperti: auditorium, fasilitas olahraga, kantin, tempat ibadah, taman Unpam, lahan parkir, ruang teleconference, ruang rapat, ruang baca, ruang difabel, klinik. Fasilitas instruktural tersebut perlu dikelola dengan baik, dengan beberapa tahap pelaksanaan, perbaikan, penghapusan (bila telah rusak berat) serta administrasi pembukuan yang rapi agar dapat diketahui nilai aset yang dimiliki setiap saat.

9. Manajemen Keuangan

Untuk menunjang proses utama pendidikan tinggi, maka pembiayaan menjadi faktor kunci yang sangat menentukan keberhasilan program dan layanan kepada masyarakat. Kemampuan untuk merancang potensi penerimaan dan rencana pengeluaran yang berimbang dapat mendorong dinamika lembaga dan pertumbuhan menuju pencapaian visi dan misi perguruan tinggi. Manajemen keuangan tersebut perlu didukung oleh kerapihan administrasi khususnya terkait dengan kepatuhan dan ketaatan terhadap peraturan perundangan yang berlaku serta akuntabilitas publik yang dituntut masyarakat. Manajemen keuangan tersebut secara kebijakan di bawah pimpinan perguruan tinggi dan secara operasional dikelola oleh biro administrasi umum dan keuangan, kepala bagian tata usaha fakultas, dan unsur pelaksana di tingkat program studi.

10. Manajemen Sistem Informasi

Sebagai konsekuensi dari satu lembaga pendidikan tinggi yang memberikan layanan kepada ribuan mahasiswa, jumlah tenaga pendidik dan kependidikan yang tidak sedikit, banyaknya fasilitas dan infrastruktur serta jumlah uang yang beredar cukup besar, maka manajemen sistem informasi menjadi suatu keharusan. Manajemen sistem informasi ini meliputi: penyediaan sarana prasarana sistem informasi dan backbone jaringan telekomunikasi yang memungkinkan informasi proses utama pendidikan tinggi tersebut dapat diakses dengan cepat, akurat dan terpercaya. Model sistem informasi tersebut juga harus memberikan jaminan bahwa layanan informasi kepada masyarakat tidak terhenti karena kerusakan jaringan telekomunikasi ataupun kesalahan dalam perangkat lunak sistem informasi. Manajemen sistem informasi secara kebijakan di bawah pimpinan perguruan tinggi dan secara operasional dilaksanakan oleh IT Center Unpam.

Struktur organisasi dan hal-hal yang menjadi fokus di dalam tata pamong disajikan pada sebuah bagan berikut ini :